Dokumente
Angebote, Verträge, Anleitungen und interne Unterlagen.
VERTRIEBEX KI-WISSENS- UND ARBEITSBEREICH
Unternehmenswissen wird zu einem nutzbaren Arbeitsprozess.
Statt Informationen in vielen Dokumenten und Systemen manuell zu suchen, unterstützt künstliche Intelligenz Ihre Mitarbeitenden beim Finden, Ordnen und Vorbereiten der nächsten Schritte.
Vertriebex richtet den Arbeitsbereich für den vereinbarten Zweck ein, testet ihn und begleitet den Betrieb. Ihre Mitarbeitenden arbeiten mit den von Ihnen freigegebenen Informationen – nicht mit einem unkontrollierten öffentlichen Datenraum.
SO ENTSTEHT EIN NUTZBARES UNTERNEHMENSGEDÄCHTNIS
Nicht noch eine Ablage. Sondern ein verständlicher Zusammenhang.
Je nach Auftrag können freigegebene Informationen aus Dokumenten, E-Mails, CRM- oder ERP-Systemen, Telefongesprächen und Projektunterlagen einbezogen werden. Die bestehenden Systeme bleiben bestehen. Der Arbeitsbereich verbindet die für den vereinbarten Zweck relevanten Inhalte und macht ihren Zusammenhang für Menschen und KI nutzbar.
E-Mails
Freigegebene Nachrichten, Vereinbarungen und Nachfasspunkte.
CRM und ERP
Ausgewählte Kunden-, Vorgangs- und Geschäftsdaten.
Gespräche
Strukturierte Ergebnisse aus Telefonaten und Besprechungen.
Projekte
Aufgaben, Entscheidungen, Zuständigkeiten und Termine.
AKTUELLER KONTEXT
Was gilt heute?
Ziele, Kundenstand, Regeln und relevante Fakten erhalten einen klaren Platz.
ENTSCHEIDUNGEN
Warum wurde es so entschieden?
Beschlüsse und ihre Gründe bleiben nachvollziehbar und gehen bei Personalwechseln nicht verloren.
AUFGABEN UND PROJEKTE
Was kommt als Nächstes?
Offene Schritte werden mit dem dazugehörigen Kunden-, Vorgangs- oder Projektkontext verbunden.
ARBEITSJOURNAL
Was hat sich verändert?
Neue Ergebnisse und Änderungen werden geordnet festgehalten. So wächst der Kontext mit der täglichen Arbeit.
KI-ASSISTENTEN ARBEITEN MIT KONTEXT UND REGELN
Vom Auftrag zum Ergebnis – mit nachvollziehbaren Zwischenschritten.
Ein KI-Assistent wird für eine klar beschriebene Aufgabe eingesetzt. Er liest die dafür geltenden Regeln und den aktuellen Kontext, erhält aber nicht pauschal Zugriff auf alles. Quellen, erlaubte Aktionen und Grenzen werden für den Anwendungsfall festgelegt. Kritische Schritte können vor der Ausführung eine Freigabe durch einen Menschen verlangen.
- 1
Aufgabe verstehen
Der Assistent erhält ein klares Ziel, zum Beispiel einen Vorgang vorbereiten oder einen offenen Punkt klären.
- 2
Passenden Kontext zusammenführen
Er nutzt nur die freigegebenen Quellen und berücksichtigt dazugehörige Entscheidungen, Regeln und bisherige Ergebnisse.
- 3
Ergebnis vorbereiten oder ausführen
Je nach Vereinbarung entsteht etwa ein E-Mail-Entwurf, ein vorbereiteter CRM-Eintrag, eine Aufgabe, eine Zusammenfassung oder ein nächster Prozessschritt.
- 4
Arbeitsgedächtnis aktualisieren
Das bestätigte Ergebnis wird dem richtigen Kunden, Projekt oder Vorgang zugeordnet. Aufgaben und Journal bleiben dadurch aktuell.
KONKRETES BEISPIEL
Eine Kundenanfrage kommt per E-Mail. Der Assistent führt die Nachricht mit dem passenden Kundenvorgang, dem Vertrag und bisherigen Entscheidungen zusammen. Er bereitet eine Antwort und einen CRM-Eintrag vor. Nach der Freigabe werden die neue Vereinbarung, die nächste Aufgabe und die Änderung im Arbeitsjournal dem richtigen Vorgang zugeordnet.
Aus welchen Systemen gelesen und in welche Systeme geschrieben werden kann, hängt von den vorhandenen Schnittstellen, den Zugriffsrechten und dem vereinbarten Projektumfang ab.
WAS DER ARBEITSBEREICH ÜBERNIMMT
Weniger Suchen und Übertragen. Mehr Zeit für Entscheidungen und Kunden.
Informationen finden
Fragen in normaler Sprache stellen und passende Inhalte aus den erlaubten Quellen erhalten.
Dokumente ordnen
Inhalte zusammenfassen, einordnen und als vorbereitete Arbeitsgrundlage bereitstellen.
Aufgaben vorbereiten
Aus Ergebnissen konkrete Aufgaben, Erinnerungen und nächste Schritte ableiten.
Abläufe unterstützen
Wiederkehrende Schritte nach vorab vereinbarten Regeln vorbereiten oder ausführen.
ZWEI DIENSTLEISTUNGEN, EIN ABLAUF
Telefonate und Unternehmenswissen arbeiten zusammen.
Wenn der Kunde diese Verbindung freigibt, nutzt das KI-Telefonsystem passende Informationen aus dem Wissensbereich. Nach dem Gespräch fließen nur die vereinbarten strukturierten Ergebnisse zurück.
1
Vor dem Gespräch
Ziel, Kontakte, erlaubte Informationen, Gesprächsregeln und Grenzen werden festgelegt.
2
Während des Gesprächs
Das Telefonsystem nutzt ausschließlich die für diesen Ablauf freigegebenen Informationen.
3
Nach dem Gespräch
Kontaktstatus, Vereinbarungen und nächste Schritte werden geordnet zurückgegeben und können vereinbarte Aufgaben auslösen.
DATENVERARBEITUNG NACH ANWENDUNGSFALL
Für sensible Aufgaben ist Verarbeitung auf eigener Infrastruktur in Deutschland vorgesehen.
Welche Daten lokal und welche über spezialisierte externe Dienste verarbeitet werden, wird für jeden Auftrag festgelegt. So kann unnötige Weitergabe sensibler Arbeitsdaten reduziert werden, ohne auf notwendige Telefonie-, Web- oder Spezialdienste zu verzichten.
Freigegebene Daten
Der Kunde bestimmt Quellen, Zweck, Zugriffsrahmen und Grenzen.
Getrennte Arbeitsbereiche
Informationen und Ergebnisse werden dem vereinbarten Kundenbereich zugeordnet.
Passend für Apple-Arbeitsplätze
Abläufe für macOS, Safari und iOS sind projektbezogen vorgesehen und werden vor einer konkreten Umsetzung in einer realen Apple-Umgebung geprüft.
BETREUTE UMSETZUNG
Vertriebex richtet den Arbeitsbereich passend zum Prozess ein.
Schritt 1
Aufgabe klären
Zweck, Nutzer, Quellen und gewünschtes Ergebnis festlegen.
Schritt 2
Bereich einrichten
Informationen, Regeln und erlaubte Arbeitsschritte konfigurieren.
Schritt 3
Prüfen und freigeben
Antworten, Grenzen und Abläufe mit Beispielen testen.
Schritt 4
Begleitet nutzen
Ergebnisse kontrollieren und den vereinbarten Ablauf weiterentwickeln.
Wo verliert Ihr Team heute Zeit mit Informationen?
Zeigen Sie uns einen konkreten wiederkehrenden Ablauf. Wir prüfen gemeinsam, welcher klar begrenzte KI-Wissens- und Arbeitsbereich dafür sinnvoll ist.